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Informativa privacy

In vigore dal 13 settembre 2026 · versione 1.0

Questa informativa spiega come trattiamo i dati personali nel servizio di ricordo digitale collegato a una targhetta con codice QR, e sul sito lefotonelcassetto.it.

È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679, il GDPR, e della normativa italiana in materia di protezione dei dati personali.

Abbiamo cercato di scriverla in italiano comprensibile. Se qualcosa non le è chiaro, ci scriva: risponde una persona.

1. Chi tratta i suoi dati

Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati, perché non ricorrono i presupposti previsti dall'articolo 37 del GDPR.

2. Che cos'è il servizio

Il servizio permette di creare una pagina digitale dedicata alla memoria di una persona defunta, con fotografie, filmati e testi scelti dai familiari.

Alla pagina si arriva inquadrando un codice QR stampato su una targhetta, che di solito viene applicata a una lapide o a un altro luogo del ricordo.

Il codice QR è fisicamente visibile: chiunque passi può inquadrarlo, fotografarlo o copiarlo. Inquadrarlo però non dà accesso alle fotografie. Chi lo fa vede soltanto il nome e gli anni della persona, cioè quello che è già scritto sulla lapide. Per vedere il ricordo serve un codice di visione di quattro cifre, che riceve chi ha acquistato il servizio e che decide lui a chi darlo.

La riservatezza dei contenuti dipende quindi anche da come viene custodito quel codice.

3. Quali dati trattiamo

3.1 I dati di chi acquista

• nome e cognome;
• indirizzo email, ed eventualmente un secondo indirizzo di riserva;
• numero di telefono;
• indirizzo di spedizione;
• codice fiscale o partita IVA, solo se richiede la fattura;
• il riferimento del pagamento fornito dal sistema di incasso;
• le comunicazioni scambiate con l'assistenza;
• data, ora, indirizzo IP e versione dei documenti accettati al momento dell'ordine.

3.2 I dati della persona ricordata

• nome e cognome;
• anno di nascita e anno di morte;
• fotografie, filmati, dediche e didascalie caricati dal cliente.

Il GDPR non si applica ai dati delle persone decedute in quanto tali. Le fotografie però possono ritrarre anche persone ancora in vita, e in quel caso la normativa si applica pienamente.

3.3 Fotografie e filmati

Nelle immagini caricate possono comparire familiari, amici, conoscenti e minori. Trattiamo questi contenuti solo per fornire il servizio.

Non usiamo le fotografie e i filmati dei clienti per pubblicità, esempi o dimostrazioni, se non con un'autorizzazione scritta e specifica.

3.4 Dati tecnici

• indirizzo IP;
• data e ora degli accessi;
• tipo di dispositivo, browser e sistema operativo;
• registrazione dei tentativi di accesso, riusciti e non riusciti.

Servono a far funzionare il servizio e a difenderlo da chi prova a entrare senza averne diritto.

4. Perché li trattiamo

Finalità	Base giuridica
Ricevere e gestire l'ordine, creare il ricordo, conservare i contenuti, rendere disponibile la pagina, dare i codici di accesso, prestare assistenza, gestire le riaperture richieste dal cliente	Esecuzione del contratto — art. 6.1.b GDPR
Emettere i documenti fiscali, tenere la contabilità, rispettare gli obblighi di legge	Obbligo legale — art. 6.1.c GDPR
Impedire accessi non autorizzati, individuare abusi, tenere traccia dei passaggi per poter ricostruire cosa è successo	Legittimo interesse — art. 6.1.f GDPR
Gestire segnalazioni e contestazioni sui contenuti, e difenderci in caso di controversia	Legittimo interesse — art. 6.1.f GDPR

Non facciamo marketing e non mandiamo newsletter. Le uniche email che riceverà riguardano il suo ordine.

5. I contenuti che carica il cliente

Chi acquista dichiara, accettando la Dichiarazione di responsabilità, di avere titolo per pubblicare le fotografie e i filmati che carica.

Quando nelle immagini compaiono persone ancora in vita, è il cliente a dover verificare di poterle pubblicare. Per i minori valgono le tutele rafforzate previste dalla normativa, e le autorizzazioni vanno chieste a chi esercita la responsabilità genitoriale.

6. Dati particolari

Il servizio non ha bisogno di dati sulla salute, sulle convinzioni religiose, sulle opinioni politiche, sull'appartenenza sindacale, sull'origine etnica, sulla vita sessuale, né di dati genetici o biometrici. Non li chiediamo e invitiamo a non caricarli.

Se compaiono comunque dentro una fotografia o un testo scelto dal cliente, è lui a doversi essere assicurato di poterli pubblicare.

7. Chi può vedere il ricordo

Chi inquadra la targhetta senza avere il codice di visione vede soltanto il nome e gli anni.

Le pagine dei ricordi sono escluse dai motori di ricerca: non compaiono nei risultati di Google e non vengono archiviate. Le fotografie non sono raggiungibili per via diretta: senza aver inserito il codice, chiedere l'indirizzo di un'immagine non serve a niente.

Dopo sei tentativi sbagliati, quel codice resta bloccato per venti minuti.

Quello che non possiamo impedire è che una persona che ha legittimamente visto il ricordo lo fotografi o lo registri per conto suo. Chi dà il codice sceglie quindi anche di chi fidarsi.

8. Segnalare un contenuto

Chi ritiene che un contenuto pubblicato violi i propri diritti può scriverci a info@lefotonelcassetto.it, indicando per quanto possibile:

• quale ricordo riguarda, se possibile col codice della targhetta;
• quale contenuto è contestato;
• il motivo della contestazione;
• ogni elemento utile a verificarla.

Ricevuta la segnalazione possiamo chiedere chiarimenti o documentazione, oscurare il contenuto, sospendere l'accesso al ricordo in attesa delle verifiche, e informare il cliente.

Davanti a contenuti manifestamente illeciti, a richieste di un'autorità o a situazioni che mettono a rischio concreto i diritti di qualcuno, interveniamo subito, anche prima di aver sentito il cliente.

9. Chi altro tratta i dati

Per far funzionare il servizio ci appoggiamo a fornitori esterni, che trattano i dati per nostro conto come responsabili del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR:

Fornitore	Cosa fa	Dove stanno i dati
Render Services, Inc.	Ospita il programma e conserva le fotografie	Francoforte, Germania
Aruba S.p.A.	Dominio e caselle di posta	Italia
PayPal	Incasso dei pagamenti	Secondo la loro informativa
Corriere incaricato	Consegna della targhetta	Italia
Consulente fiscale	Contabilità e adempimenti	Italia

Non vendiamo i dati dei clienti e non li cediamo a nessuno per fini commerciali. Possiamo comunicarli alle autorità quando la legge lo prevede o lo impone.

10. Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

Le fotografie, i filmati e i dati degli ordini sono conservati su server situati in Germania, quindi all'interno dello Spazio Economico Europeo.

Il fornitore che gestisce quei server, Render Services, Inc., è però una società con sede negli Stati Uniti. Non è quindi escluso che, per ragioni di assistenza tecnica, personale situato fuori dall'Unione Europea possa accedere ai sistemi. Il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea e delle garanzie previste dal capo V del GDPR.

Anche i sistemi di pagamento possono comportare trasferimenti, secondo quanto indicato nelle rispettive informative.

11. Come proteggiamo i dati

• tutto il traffico viaggia su connessione cifrata HTTPS;
• il codice per caricare le fotografie è di sei cifre, generato a caso e verificato sul server: non è mai scritto dentro la pagina;
• il codice della targhetta è di sei caratteri casuali, quindi non si indovina;
• le fotografie sono salvate con un nome interno, diverso da quello del file originale, e non sono raggiungibili senza aver inserito il codice;
• dopo sei tentativi sbagliati l'accesso viene bloccato temporaneamente;
• il codice di caricamento si disattiva quando il cliente approva il ricordo;
• il pannello di gestione è protetto da password e anch'esso bloccato dopo pochi tentativi;
• ogni passaggio viene registrato, così è sempre ricostruibile cosa è successo e quando;
• i sistemi sono tenuti aggiornati dal fornitore dell'infrastruttura.

Nessuna misura elimina del tutto i rischi. Le rivediamo nel tempo, in base all'evoluzione della tecnica.

12. Per quanto tempo teniamo i dati

Il ricordo e i suoi contenuti

Fotografie, filmati, dediche e didascalie restano disponibili per dieci anni dall'acquisto.

Alla scadenza, se il servizio non viene rinnovato, la pagina viene chiusa e i contenuti cancellati dai nostri sistemi.

Le fotografie che il cliente toglie

Se il cliente riapre il ricordo e toglie una fotografia, quel file resta sui nostri sistemi finché non approva la nuova versione. Serve a non lasciare la pagina rotta a chi la sta guardando in quei giorni. Con la nuova approvazione viene cancellato.

I dati dell'ordine

Nome, indirizzo, riferimento del pagamento e documenti fiscali sono conservati per i termini previsti dalla legge in materia contabile e fiscale, oggi dieci anni dalla registrazione.

La prova dell'accettazione

Data, ora, indirizzo IP e versione dei documenti accettati sono conservati per la durata del servizio e per il tempo in cui è possibile una contestazione.

I registri tecnici

I registri degli accessi sono conservati per il tempo necessario alle finalità di sicurezza e poi sovrascritti.

13. Backup

Per non perdere i ricordi in caso di guasto, i dati sono presenti anche nelle copie di sicurezza.

Questo vuol dire che la cancellazione dai sistemi principali non è istantaneamente una cancellazione dalle copie: un dato cancellato può restare ancora per qualche tempo dentro un backup, prima di essere sovrascritto.

Le copie di sicurezza sono conservate per un massimo di trenta giorni, poi vengono sovrascritte.

14. Cookie

Il sito non usa cookie di profilazione, di marketing o di statistica, e non ospita pubblicità.

L'unico cookie è quello tecnico di sessione, che serve a ricordare che il codice è stato inserito correttamente, per non doverlo richiedere a ogni schermata. Si cancella chiudendo il browser e non richiede consenso.

15. I suoi diritti

Può chiedere in qualsiasi momento:

• di sapere quali suoi dati trattiamo e di riceverne copia;
• di correggere un dato sbagliato o completarne uno incompleto;
• di cancellare i suoi dati, quando ne ricorrono i presupposti;
• di limitare il trattamento;
• di opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• di ricevere i suoi dati in un formato leggibile da un computer.

Scriva a info@lefotonelcassetto.it indicando nell'oggetto "Richiesta privacy". Rispondiamo entro un mese, come prevede la normativa.

Alcune richieste possono avere dei limiti: per esempio non possiamo cancellare i dati che la legge fiscale ci obbliga a conservare, e la cancellazione dei contenuti di un ricordo comporta la fine del servizio acquistato.

16. Reclamo al Garante

Se ritiene che i suoi dati siano trattati in modo non conforme, può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Le modalità sono sul sito ufficiale dell'Autorità.

17. Persone diverse da chi acquista

Il servizio comporta il trattamento di dati di persone che non hanno fatto l'ordine: chi è ritratto nelle fotografie, in primo luogo.

Riceviamo questi dati dal cliente e non direttamente dalle persone interessate. Chi si accorge di comparire in un ricordo e non lo desidera può scriverci utilizzando i contatti indicati sopra: valutiamo la richiesta e possiamo limitare o rimuovere il contenuto.

18. Minori

Nelle fotografie possono comparire minori. Non chiediamo né incoraggiamo la pubblicazione di immagini di minori: se il cliente sceglie di inserirle, deve essersi assicurato di poterlo fare e di avere le autorizzazioni necessarie.

Le segnalazioni che riguardano minori sono trattate con particolare attenzione e possono portare alla rimozione immediata del contenuto.

19. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa se cambia il servizio, se cambiano i fornitori o se cambia la normativa. La versione aggiornata viene pubblicata qui con la nuova data. Per le modifiche rilevanti avvisiamo per email chi ha un servizio attivo.

20. Contatti